Каспинфо
август 2001

[закрыть]
Название: Приложения к форме заявки на рус. и англ. яз.
Главные Пункты:
* Приложения к форме заявки для Программы Малых Грантов КЭП.
(23.08.2001)

Полный Текст
Приложения к форме заявки на рус. и англ. яз.
MSGP COVER PAGE
MATCHED SMALL GRANTS PROGRAM IN THE CASPIAN REGION - 1ST ROUND

TO BE FILLED IN BY MSGP STAFF PROPOSAL COMPLETE: YES NO
PROJECT CODE: PROPOSAL IN SCOPE: YES NO
DATE OF RECEIPT: COPIED FOR EVALUATION: YES NO


Cover Page (to be filled in and signed by the Project Manager)
Project Title:



Name of Lead Organization: Role of Project Partner(s) (if applicable):

Name of Project Partner(s) (if applicable):




Type of organization (please check one): - Private Sector (locally-owned) - Private Sector
(foreign-owned) - Local Government Authority - State Company - Local Non-Governmental
Organization - Foreign Non-Governmental Organization (locally registered) - National
Governmental Agency - Scientific Institution - Others (specify):

Registration Number: E-mail:
and/or
Tax Identification Number: Phone:

Address: Fax:
Internet site (if available):

Account Number (which can receive USD transfer):
Account holder:
Name of the Bank:
Address of the Bank:
SWIFT code:

Project Manager (Name, Contact information Phone/Fax/E-mail): Signature:

Total project budget (USD):
Total Matched Small Grant (USD):
Total matching funds:
Duration of the project:
Geographical location:

Project Summary (max. 8 lines):

MSGP BUDGET SUMMARY
ANNEX 1 OF THE APPLICATION

CATEGORY TOTAL GRANT N-KIND MATCHING ADDITIONAL
EXPENSES (MAX.50% CONTRIBUTION (MIN. 25% FUNDS
OF TOTAL) (MAX. 25% OF TOTAL)
OF TOTAL)

1 EMPLOYMENT
COSTS/SALARIES
2 TRAVEL
3 EQUIPMENT
4 SUPPLIES
5 SERVICES
6 PRINTING AND
REPRODUCTION
7 COMMUNICATION
COSTS
8 RENT
9 OTHERS
TOTAL


MATCHED SMALL GRANTS BUDGET TABLE
ANNEX I OF THE APPLICATION


BUDGET LINEI UNIT I UNIT COST I# OF UNITSI TOTAL I GRANT IN-KIND MATCHING
ITEMS EXPENSES (max. 50% (max. 25% (min. 25%
of total) of total) of total)

1. EMPLOYMENT COSTS/SALARIES: LIST ALL STAFF (NAME AND/OR POSITION)
WORKING ON THE PROJECT

Subtotal
2. TRAVEL: LIST ALL TRIPS INCLUDING THE DETAILED COSTS

Subtotal
3. EQUIPMENT: >100 USD PER PIECE, LIST ALL PIECES YOU NEED TO BUY, DESCRIBING
THE EQUIPMENT IN THE FIRST COLUMN

Subtotal
4. SUPPLIES: <100 USD PER PIECE, LIST ALL TYPES OF SUPPLIES YOU NEED TO BUY

Subtotal
5. SERVICES: LIST THE TYPE OF SERVICE YOU NEED AND IF KNOWN WHO WILL
PERFORM THE SERVICE

Subtotal
6. PRINTING AND REPRODUCTION: LIST ALL PUBLICATIONS YOU PLAN TO MAKE AND
DESCRIBE IN THE FIRST COLUMN

Subtotal
7. COMMUNICATION COSTS

Subtotal
8. RENT

Subtotal
9. OTHERS (SPECIFY)

Subtotal
TOTAL


MSGP Work Plan
ANNEX II OF THE APPLICATION

PROJECT Dec.2001 Jan.2002 Feb.2002 March 2002 & so on till the May 2003
ACTIVITIES

Phase 1: Project Start up Applicable for all grants

Preparation for Grantee Orientation
(book flight & accommodation,
make presentation on project) X
Participation in Grantee
Orientation X
Receive first installment
from World Bank X
Hire all staff working on
the project
Task 1
Task 2
Task 3

Prepare Progress Report
for MSGP Staff

Phase 2: Project Implementation Applicable for all grants
Disbursement contingent
on receipt of satisfactory
progress/milestone report
Receive second installment
from World Bank
Task 4
Task 5
Task 6

Prepare Second Progress Repor
for MSGP Staff

Phase 3: Project Implementation Applicable only for grants over 25K
Disbursement contingent on receipt of satisfactory progress/milestone report
Receive third installment from World Bank
Task 7
Task 8
Task 9

Prepare third Progress Report
for MSGP Staff

Phase 4: Project Implementation Applicable only for grants over 50K
Disbursement contingent
on receipt of satisfactory
progress/milestone report
Receive fourth installment
from World Bank
Task 10
Task 11
Task 12

Prepare fourth Progress Report for MSGP Staff

Last Phase: Project Evaluation Applicable for all grants
Check outcomes
against indicators
Evaluate results and
impact of the project
Ensure sustainability
and/or follow up of the project
Prepare Final Report
to MSGP Staff
Disbursement contingent
on receipt of satisfactory
final report
Receive final installment
from World Bank


ATTACHMENT 1

PROCUREMENT GUIDELINES FOR MSGP

Grantees who purchase goods, works or services in the performance of grants awarded under
this project shall be required to comply with the following procurement rules:


I. APPLICABILITY

These rules apply to the purchase of any service, commodity, asset or good to be used by the
grantee in the performance of a grant project awarded under this Project, and having a value of
more than USD $250.00, whether the grantee uses its own "in-kind" funds, third party "in-kind"
funds, funds received directly from Abt Associates under the grant agreement, or uses a barter,
exchange or offset transaction.

II. RESTRICTIONS

The Grantee shall purchase goods and services only from sources legally authorized to sell such
goods and services in the grantee's country. Grantee shall obtain advance written authorization
to purchase from sources outside the grantee's country. Grantee shall obtain advance written
authorization to waive these rules for purchases over USD $250.00.

III. PROCEDURES

Under this procurement method the grantees must solicit bids/quotations from at least three
sources to assure competitive prices. The following guidelines should be followed:

A. Grantee writes a description of the services and/or products required, an explanation of the
need to obtain these goods, works or services from another source(s), and an identification of the
potential sources available based on knowledge of the market for the service or product. If the
grantee cannot identify at least three potential sources, grantee shall advertise the requirement to
identify additional potential sources.

B. Grantee prepares the bid documents, which should include the following minimum information:

i) Detailed description of the goods or services required;
ii) Delivery specifications and schedule;
iii) Proposed payment terms and schedule;
iv) Explanation of the method to be used to evaluate bids (such as lowest price, best delivery or
a combination of price & delivery); and
v) Due date for receipt of bids.

C. Grantee issues bid document (request for quotation) to at least three potential suppliers. If the
grantee is unable to identify at least three potential suppliers as described above, grantee shall
obtain advance written permission to solicit a lower number of suppliers.

D. Grantee evaluates bids received in accordance with the evaluation method described in the
bid document, and justifies in writing the final selection.

E. Grantee issues purchase contract to the winning bidder. The purchase contract must include
the following: a) description of goods or services required; b) delivery specifications and
schedule; and c) payment terms and schedule.

IV. DOCUMENTATION

Grantee shall maintain the following minimum written documentation for each purchase contract:

A. Justification for the purchase as indicated in III.A. above, including any advertisements issued;
B. Bid document as indicated in III.B., above;
C. Bids received;
D. Bid evaluation(s) and award justification as indicated in III.D., above;
E. Purchase contract and any future modifications
F. Record of satisfactory receipt of goods or services
G. Invoice(s) received; and
H. Payment(s) made.



ВКЛАДЫШ

"ПРАВИЛА ЗАКУПОК ДЛЯ ПРОГРАММЫ МАЛЫХ СОВМЕСТНЫХ ГРАНТОВ"

От грантополучателей, закупающих товары, работы и услуги в процессе выполнения
ПМСГ требуется соблюдение следующих правил:

I. ПРИМЕНИМОСТЬ

Эти правила применяются к закупкам любых услуг, товаров или имущества, которые
будут сделаны грантополучателем для проведения проекта по гранту в рамках ПМСГ и
имеющие стоимость более US$250.00, независимо от того, использует ли
грантополучатель свои собственные средства, средства, полученные от третьей
стороны, средства, полученные от Abt Associates по грантовому соглашению или
использует бартер, обмен или компенсированную сделку.

II. ОГРАНИЧЕНИЯ

Грантополучатель должен закупать товары и услуги только от источников, которые
имеют законное право на продажу таких товаров и услуг в стране грантополучателя.
Для закупок от источников находящихся за пределами страны грантополучателя,
грантополучатель должен предварительно получить письменное разрешение
Отклонение от правил закупок стоимостью более US$250.00 возможно только при
определенных условиях и с предварительным письменным разрешением.


III. ПРОЦЕДУРЫ

По данному методу закупок, грантополучатель должен запросить
предложения/расценки по крайней мере от трех источников, для того, чтобы обеспечить
конкурентные цены. Должны быть предприняты следующие задачи:

А. Грантополучатель описывает требующиеся услуги и/или товары, объясняет
необходимость их закупки от других источников, и указывает имеющиеся
потенциальные источники, основываясь на знании рынка данных услуг и товаров.
Если не удается определить по крайней мере трех потенциальных источников,
грантополучатель должен опубликовать рекламное извещение для привлечения
дополнительных потенциальных источников.

Б. Грантополучатель готовит тендерную документацию, которая должна включать как
минимум:

i) Подробное описание требуемых товаров и услуг;
ii) Спецификацию и график;
iii) Предполагаемые условия и сроки платежа;
iv) Объяснение метода оценки конкурсных предложений (такие как наименьшая цена,
лучшие условия доставки, или их наилучшая комбинация); и
v) Крайний срок получения предложений


В. Грантополучатель рассылает документ для торгов (запрос по котировкам) по крайней
мере трем потенциальным поставщикам. Если не удается определить по меньшей мере
трех потенциальных поставщиков как описано выше, грантополучатель должен заранее
получить письменное разрешение на запрос меньшего числа поставщиков.

Г. Грантополучатель оценивает полученные предложения в соответствии с методом
описанном в тендерной документации по заявке и письменно обосновывает
окончательное решение.

Д. Грантополучатель готовит контракт на закупку для победителя тендера. Контракт
на закупку должен включать следующее: а) описание требуемых товаров и услуг; б)
спецификацию и график поставки; и с) условия и график платежа.


IV. ДОКУМЕНТАЦИЯ

По каждому контракту на закупку грантополучатель должен иметь следующий минимум
письменной документации:

А. Обоснование на закупку указанную в III.A., включая любые опубликованные
рекламные извещения;

Б. Тендерную документацию, указанную в III.Б.;

С. Полученные предложения;

Г. Оценку конкурсных предложений и обоснование решения, указанных в III.Г.;

Д. Контракт на закупку и любые дальнейшие изменения в нем;

Е. Акт об удовлетворительном получении товаров и услуг;

Ж. Полученные счета-фактуры; и

З. Платежные документы.